Privacyverklaring

1. Twee rollen, twee verhalen

Appointo is online afsprakensoftware voor salons en specialisten, een dienst van Fourwrd V.O.F., De Nieuwe Erven 3, 5431 NV Cuijk (KvK 42087615, btw-nummer NL869652308B01, contact@appointo.nl). Wij verwerken persoonsgegevens in twee heel verschillende rollen, en dat maakt uit voor je rechten.

Ben je ondernemer en gebruik je Appointo voor je salon? Dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke voor jouw accountgegevens. Deel A hieronder gaat over jou.

Heb je via een salon een afspraak gemaakt? Dan is die salon verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij slechts verwerker: wij bewaren de gegevens voor de salon, maar bepalen niet wat ermee gebeurt. Deel B gaat over jou.

2. Deel A, voor salons: welke gegevens wij van jou verwerken

Als je een account bij ons hebt, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke voor de volgende gegevens:

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres, versleuteld wachtwoord, de naam van je organisatie, de instellingen van je team, en wanneer je welke versie van de algemene voorwaarden hebt aanvaard.
• Facturatiegegevens: bedrijfsnaam, factuuradres, land, btw-nummer (dat wij bij het EU-register VIES controleren), abonnementsvorm en betaalhistorie. Volledige kaart- of rekeninggegevens komen wij niet te zien; die blijven bij onze betaalprovider.
• Contactgegevens voor je klanten, als je die instelt: een e-mailadres en telefoonnummer die op je boekpagina en in de mails aan je klanten staan.
• Supportcontact: de berichten die je ons stuurt via het contactformulier of het supportformulier in het dashboard, inclusief je e-mailadres. Bij een supportvraag kan een van onze beheerders tijdelijk in je account meekijken; dat wordt gelogd.
• Gebruiks- en beveiligingsgegevens: IP-adres, browsertype en tijdstip bij elke inlogsessie, en technische logbestanden. Verplicht om de dienst te kunnen leveren zijn alleen naam, e-mailadres, wachtwoord en organisatienaam; de rest is optioneel of technisch onvermijdelijk.
• Websitebezoek: geaggregeerde statistieken van onze marketingsite, verzameld zonder cookies en niet herleidbaar tot een persoon.

3. Deel A: waarom wij die gegevens gebruiken en op welke grondslag

4. Deel A: hoe lang wij je gegevens bewaren

• Accountgegevens: zolang je een account hebt. Verwijder je je account zelf onder Account, dan zijn je gegevens direct weg uit de actieve systemen. Loopt je abonnement af, dan kun je dertig dagen lang nog een export downloaden; een week vóór het einde van die termijn krijg je daarover een mail, en daarna verwijdert onze opruimtaak de organisatie met alle klanten, afspraken, notities en foto's. Staan die gegevens ook in een back-up, dan verdwijnen ze daar zodra die back-up vervalt.
• Facturen en de bijbehorende administratie: zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht. Die blijven ook bewaard als je je account verwijdert; ze bevatten alleen de bedrijfsgegevens die op de factuur staan. Een kopie van elke factuur komt in de eigen werkadministratie van Fourwrd, waar onze boekhouding wordt bijgehouden.
• Supportberichten: die staan niet in Appointo zelf, maar komen als e-mail binnen op ons contactadres. Wij bewaren ze niet langer dan nodig om je vraag af te handelen en terug te kunnen zoeken, in de regel maximaal twee jaar.
• Inlogsessies (met IP-adres en browser): tot de sessie verloopt, uiterlijk dertig dagen; verlopen sessies worden elk uur automatisch verwijderd. Technische serverlogs bewaren wij zolang dat nodig is voor beheer en beveiliging, en ruimen wij daarna op.
• Websitestatistieken: geaggregeerd en niet herleidbaar, dus zonder bewaartermijn op persoonsniveau.

5. Deel A: als je je Google-agenda koppelt

Koppel je onder Koppelingen de Google-agenda van een medewerker, dan vragen wij bij Google alleen leestoegang (de rechten 'calendar.readonly'). Wij gebruiken die toegang voor één ding: kijken wanneer die medewerker in zijn Google-agenda bezet is, zodat klanten die tijd bij ons niet kunnen boeken.

Wij halen alleen de begin- en eindtijd op van afspraken in de agenda die je kiest, voor vandaag tot en met zestig dagen vooruit. Wij slaan geen titels, omschrijvingen, locaties of deelnemers op: in je Appointo-agenda staat alleen een blokkade met de tekst 'Google-agenda'. Verdwijnt een afspraak in Google, dan verdwijnt de blokkade bij ons ook. Wij schrijven nooit iets in je Google-agenda.

De toegangssleutels van Google bewaren wij versleuteld en alleen zolang de koppeling bestaat. Ontkoppel je in het dashboard, dan trekken wij de toegang bij Google in en verwijderen wij de sleutels en de bijbehorende blokkades meteen. Intrekken kan ook altijd zelf via je Google-account.

Wij delen deze gegevens met niemand, gebruiken ze niet voor advertenties, verkopen ze niet en laten er geen mensen naar kijken behalve waar dat nodig is voor support of beveiliging. Ons gebruik en de overdracht van informatie die wij van Google API's ontvangen, volgt het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-eisen.

6. Google user data (English summary)

What we access. When a salon connects a staff member's Google Calendar in Appointo, we request a single scope: https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly. This is read-only access. We never request write access and Appointo never creates, edits or deletes anything in a Google Calendar.

What we use it for. One feature only: showing when that staff member is already busy, so that a salon's customers cannot book an appointment at a time the staff member is unavailable. We read only the start and end times of events in the calendar the salon selects, for today through sixty days ahead. We do not store event titles, descriptions, locations, attendees or any other event content; inside Appointo the result is shown as a blocked period labelled “Google-agenda”. If an event disappears in Google Calendar, the matching blocked period disappears in Appointo.

Who we share it with. Nobody. This data is not sold, not transferred to third parties, not used for advertising or credit decisions, and not used to develop, improve or train any AI or machine-learning model. No human reads it except where strictly necessary for support or security. Appointo's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

No AI is involved. Appointo itself contains no AI or machine-learning features. The only AI on our website is a copywriting tool used to draft the public marketing articles on our blog (https://appointo.nl/blog); we disclose that because Article 50(4) of the EU AI Act requires AI-generated text to be labelled as such. Those articles are ordinary public web pages: they sit outside the signed-in product, they never touch the Google Calendar API, and no salon data, customer data or Google user data is ever sent to any AI service.

How we protect it. Access and refresh tokens are stored encrypted (AES-256-GCM) on servers in Germany, inside the European Union, behind a firewall, and are transmitted over TLS only.

How long we keep it, and deletion. Tokens are kept only while the connection exists. When a salon disconnects the calendar in the Appointo dashboard, we revoke the token at Google and immediately delete both the stored tokens and the blocked periods derived from that calendar. A user can also revoke access at any time from their own Google Account, at https://myaccount.google.com/permissions.

7. Deel A: jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. In het dashboard regel je zelf: je naam en wachtwoord (Account), een export van je klanten en afspraken als csv (Account, en bij Klanten), het verwijderen van een klant (Klanten) en het verwijderen van je hele account (Account).

Wil je iets anders, mail dan naar contact@appointo.nl. Wij reageren binnen een maand. Ben je het oneens met hoe wij je verzoek afhandelen, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland) of, als je in België gevestigd bent, bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

8. Deel B, voor klanten van een salon: de salon bepaalt, wij bewaren

Heb je via een boekingswidget of boekpagina een afspraak gemaakt? Dan heb je een relatie met die salon, niet met ons. De salon bepaalt waarvoor je gegevens worden gebruikt en hoe lang ze bewaard blijven; naam en e-mailadres zijn nodig om de afspraak vast te leggen en te bevestigen, andere gegevens (zoals een telefoonnummer) vraagt de salon alleen als die daarvoor kiest. De salon is dus verwerkingsverantwoordelijke.

Wij zijn verwerker: wij slaan de gegevens op en versturen namens de salon de bevestiging, de herinnering en eventueel een verzoek om een review. Wij gebruiken jouw gegevens niet voor eigen doeleinden, verkopen ze niet en sturen je geen eigen reclame.

Wil je weten welke gegevens er over jou zijn vastgelegd, wil je ze laten corrigeren of verwijderen? Neem dan contact op met de salon waar je de afspraak hebt gemaakt. De salon kan je gegevens direct in het dashboard verwijderen; je afspraken blijven dan anoniem in de agenda staan. Kom je er niet uit, mail ons dan gerust; wij verwijzen je verzoek dan door naar de salon.

Hoe lang je gegevens bewaard blijven, bepaalt de salon. Verwijdert de salon je als klant of beëindigt de salon zijn account, dan verdwijnen je gegevens ook bij ons (zie de verwerkersovereenkomst).

9. Deel B: welke gegevens door de widget stromen

Wij vinden dat je moet kunnen zien wat er gebeurt, ook al ben je onze klant niet. Dit gaat er langs:

• Je naam, e-mailadres en telefoonnummer (de salon bepaalt of het telefoonnummer verplicht is), zodat de salon de afspraak kan bevestigen en je kan bereiken als er iets wijzigt.
• De afspraakgegevens: de gekozen behandeling, datum en tijd, en eventueel de medewerker van je voorkeur.
• Een eventuele opmerking die je zelf in het opmerkingenveld typt. Vul daar geen medische of andere gevoelige informatie in; dat veld is bedoeld voor praktische opmerkingen.
• Behandelnotities en foto's die de salon zelf bij een afspraak vastlegt, bijvoorbeeld welke kleur is gebruikt. Die foto's zijn alleen op te vragen door iemand die is ingelogd bij die salon; de salon bepaalt wat erin komt en hoe lang het bewaard blijft, en ze worden gewist als de salon jou als klant verwijdert.
• Een persoonlijke link in je bevestigings- en herinneringsmail, waarmee je je afspraak bekijkt en, als de salon dat toestaat, zelf verzet of annuleert. Deel die link niet: wie hem heeft, kan je afspraak wijzigen.
• Laat je na afloop een review achter, dan kan de salon je beoordeling en toelichting op de boekpagina tonen, met je voornaam en de eerste letter van je achternaam. Je e-mailadres wordt nooit getoond. Op de boekpagina staat altijd hoeveel reviews er in totaal zijn.
• Koppelt de salon zijn agenda aan Google Agenda, Apple Agenda of Outlook, dan staan je afspraak en de gegevens die daarbij horen, zoals je naam, je telefoonnummer, je e-mailadres en je opmerking, ook in die agenda-app van de salon. Dat gaat via een geheime link die alleen de salon heeft en die de salon zelf kan intrekken.
• Heeft de salon aanstaan dat boekingen eerst worden goedgekeurd, dan komt je aanvraag binnen bij de salon en houden wij de tijd voor je vast tot die ja of nee zegt. Je krijgt van beide een mail; bij een afwijzing staat de reden erbij die de salon opgeeft.
• Gebruik je een kortingscode, dan bewaren wij welke code je hebt gebruikt en welk bedrag eraf ging, zodat dat op je bevestiging en op de afspraak staat.
• Is een salon een tijd niet door je bezocht, dan kan die je een uitnodiging sturen om weer een afspraak te maken. Onderaan die mail staat een afmeldlink: klik je die aan, dan stoppen de uitnodigingen. Bevestigingen en herinneringen van afspraken die je zelf maakt, blijven wel komen.
• Vraagt de salon een aanbetaling, dan gaat het te betalen bedrag met je naam en e-mailadres naar onze betaalprovider. Je betaalgegevens zelf komen wij niet te zien.
• Zet je jezelf op de wachtlijst voor een dag zonder vrije tijden, dan bewaren wij je naam, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer, de gewenste dag en het dagdeel, en of je al bent gemaild dat er plek is. Na die dag worden deze gegevens automatisch verwijderd; via de link in de mail kun je jezelf eerder afmelden.
• Vraagt de salon nieuwe klanten om hun e-mailadres te bevestigen, dan sturen wij je een 6-cijferige code. Wij bewaren die code alleen versleuteld (gehasht), samen met je IP-adres om misbruik te weren, en verwijderen dat weer binnen enkele uren.
• Technische gegevens die elke website ontvangt, zoals je IP-adres, gebruikt om misbruik van het boekingsformulier te weren. Op de boekpagina's draaien geen bezoekersstatistieken.

10. Deel B: waar je gegevens staan

Alle gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. Wij verplaatsen ze niet naar landen buiten de EU. Onze leveranciers staan hieronder. Twee daarvan hebben een moederbedrijf in de Verenigde Staten: Cloudflare, dat wij gebruiken om bots van de formulieren te weren en dat daarvoor EU-datacenters inzet, en Google, maar alleen als een salon zelf zijn Google-agenda koppelt. Beide bedrijven zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework; voor zover er gegevens naar de Verenigde Staten gaan, gebeurt dat onder dat kader.

Verbindingen verlopen versleuteld via TLS, wachtwoorden slaan wij gehasht op met argon2id, en gevoelige geheimen worden versleuteld bewaard.

11. Subverwerkers

Wij schakelen andere partijen in om de dienst te kunnen leveren. Met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst, en zij mogen de gegevens alleen gebruiken voor wat wij hen opdragen. Dit is de actuele lijst:

12. Wijzigingen in de lijst met subverwerkers

Voegen wij een subverwerker toe of vervangen wij er een, dan laten wij dat vooraf weten aan salons met een account. Heb je zwaarwegende bezwaren tegen de nieuwe partij, dan kun je die kenbaar maken; komen wij er niet uit, dan mag je je abonnement opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

13. Wat wij doen bij een datalek

Ontdekken wij een inbreuk op de beveiliging waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, dan gaan wij als volgt te werk:

• Wij onderzoeken direct wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft en of het lek nog open staat, en dichten het.
• Wij informeren getroffen salons zonder onredelijke vertraging, en in elk geval binnen 48 uur nadat wij het lek hebben vastgesteld, met de informatie die zij nodig hebben om zelf aan hun meldplicht te voldoen.
• Melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren van betrokkenen doet de salon, want die is verwerkingsverantwoordelijke. Wij leveren de gegevens aan en helpen waar het kan.
• Gaat het om gegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijke zijn, zoals accountgegevens, dan melden wij binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij betrokkenen als dat vereist is.
• Wij leggen elk incident vast in een register, ook als melden niet nodig blijkt.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, maken geen profielen voor advertenties en verkopen geen gegevens.

Een salon kan wel instellingen aanzetten die automatisch werken. Zo kan een salon kiezen dat alleen klanten die eerder niet kwamen opdagen vooraf een deel moeten betalen, dat nieuwe klanten eerst hun e-mailadres bevestigen, of dat klanten die een tijd niet zijn geweest een uitnodiging krijgen. Dat zijn keuzes van de salon; wij voeren ze uit. Ben je het er niet mee eens, neem dan contact op met de salon; bij de uitnodiging kun je je ook zelf afmelden via de link onderaan die mail.

15. Blog

De artikelen op onze blog — algemene stukken over salonwerk, op onze openbare marketingsite — worden opgesteld met een AI-schrijfhulp via SEOHero, een andere dienst van Fourwrd, en niet vooraf door een redacteur beoordeeld. Dat vermelden wij omdat de Europese AI-verordening (artikel 50, lid 4) voorschrijft dat door AI gemaakte teksten als zodanig herkenbaar zijn; het staat daarom ook onder elk artikel.

Het gaat uitsluitend om die openbare artikelen. In Appointo zelf zit geen AI: er gaat geen enkel gegeven van een salon, van een klant of uit een gekoppelde agenda naar een AI-dienst, en wij gebruiken zulke gegevens ook niet om modellen te trainen of te verbeteren.

De afbeeldingen bij de artikelen slaan wij op onze eigen server op, zodat je browser bij het lezen geen verbinding met een andere partij maakt.

16. Onrechtmatige inhoud melden

Zie je op een boekpagina of in een review inhoud die onrechtmatig is? Mail de link en een toelichting naar contact@appointo.nl. Dat adres is ons contactpunt onder de Digitaledienstenverordening (DSA); hoe wij meldingen behandelen staat in de algemene voorwaarden.

17. Contact

Vragen over deze verklaring of over je gegevens? Mail contact@appointo.nl. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een organisatie van onze omvang en aard niet verplicht.

Fourwrd V.O.F., De Nieuwe Erven 3, 5431 NV Cuijk, KvK 42087615, btw-nummer NL869652308B01.

18. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Het versienummer en de datum bovenaan deze pagina laten zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij salons met een account vooraf per e-mail.